一、确定活动目标

    为了使活动能给主办公司在财力、精力、时间上所花费的投资带来成效并获得回报,活动的策划必须不仅能满足公司的期望,也能满足客人的期

望,因此需要制定活动预期、最大限度地吸引客人参加、竭尽所能地来完成活动的各 种目标,并传达出活动背后所隐含的深远含义。

活动目标分为有形与无形两种,在活动前、活动中和活动后均有可能实现。 例如销售奖励活动,凡参加者必定是已经完成一定销售目标的人,因而属于活动前实现目标的类型。此外,活动目标还可以为在将来的活动中能够实现更高层次的目标而搭建平台、找到定位。活动的目标必须使举办活动的公司与参加活动的客人都感到物有所值,并且能够兼顾公私双方的利益,反之亦然。例如,某家公司意图通过举办一场活动——或一系列活动——来使员工在工作期间提高效率、增强敬业精神、减少事故的发生并降低医疗成本。为了实现这一目标,他们举办了员工与工作环境的健

康主题活动,表现优秀者可以参加一年一度的攀爬科罗拉多州海拔14000英尺(4300米)山峰的3日全免费奖 励活动。这一奖励活动是以健康为主题所举办的众多活动中的主要内容,其宗 旨是实现个人健身的目标。活动取得了不菲的成绩,合格员工的数量每年递增。公司医疗成本己降至该区平均水平的-半,每年可为公司节约200万美元——单是实现这一项目标所获得的收益就远远超出了每年40万美元的活动资金投入。此外,多年来,公司支付给员工的事故赔偿金也由50万美元降至1万美元, 同时,公司还培养出了积极肯干、乐观向上的高效能员工。

二，资金额度

    活动策划首先需要确定的是活动可用的资金额度。即使规模再小的活动也需要严谨的财政支持。否则,可能会无法举办活动,或者无法实现预期的效果。 要记住,与其在资金紧张、无法保证质量的情况下举办活动,倒不如暂时等待以俊良机。以展会为例,有些时候,公司将一笔活动经费用来参展,倒不 如派几名员工去参观,这样员工可以尽情组建人脉网络,而不必受到展位的限 制,之后还可以为那些你想要单独花时间会见的重要客人专门举办一场别开生 面的私人高级晚宴。如果资金有限,在预算不足的情况下举办一场"盛大"晚宴, 虽然可以令你的公司更加瞩目,但是你想突出的公司形象却无法得以表现。将目标客人的数量限制在60人之内,把有限的活动经费用来招待这些客人,活动就可以办得精彩纷呈、令人难忘；相反,如果要把同样金额的经费用来举办千人晚宴,那么这笔经费只够用来进行会场布置、娱乐和餐饮,其结果必定是: 一方面参加活动的绝大部分客人都不太可能与你公司进行业务往来,另一方面活动规模也超出了公司标准。由此可见,前者才是明智之举。 还有一个关于供应商的成功案例——晚宴活动的地址选在某知名剧院的舞台上(该剧院晚间停止对外开放),应邀出席晚宴的还有当日出演的明星,他 们会在席间为客人奉上专场演出。而这些成为了第二日展会上热议的话题,该 公司的地位也因此得以提升。其受邀参加活动的客人在展会上像明星般受人瞩目,而未受邀的客人则渴望在第二年被选入受邀嘉宾名单。他们也希望在展会上与该公司的员工建立业务联系,而公司员工由于只是参加展会而并非参展商, 因此无须受到时间的限制,可以随时离开会场,与未来的准客户去喝咖啡、吃饭等以增进交流对于此类会务或场合,这样做要比以其他方式来处理活动经 费更能为公司提高知名度,同时还能保证今后的业务,可谓一箭双雕只要确 定了公司的长、短期目标,就容易找到最符合其目标的活动。预先明确了经费金额,就能确定出恰当的活动类型,并且使活动的举办符 合预算。通常情况下,只有预算过了关,上级部门才能同意举办活动,因此在一切责始之前、要首先对歌鼠成本与各项内容有一个粗略的估算。 根据活动愿景的内容清单而做的初始预算会使你了解哪些计划可行、哪些 不可行。例如,公司策划一次奖励活动,计划去外地度假7日,首先他们可以 很快算出,机票是否会花去大部分预算经费。如呆情况如此,为了不超出预算, 他们就需要考虑如果将7日的度假改为3日是否仍能实现此行的目标z如果7 天时间不能减少,则需要考虑进行其他方面的调整,例如选择近距离度假地, 或者想办法筹集更多经费,如请企业或供应商为某项特殊活动提供赞助等。

小贴士：

    为了获取更多经费,可以同业内其他单位或公司供应商接洽,但是要记住,切不可因为想与一家供应商结善,而与另一家结恶,也不可逾越商业道德底线