高级秘书、助理和行政人员技能培训-上海2011年9月24日

 

1、  不明确自己未来职业发展方向是什么？

2、  想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？

3、  看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？

4、  面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？

5、  领导交办的工作，工作标准不明确？

6、  工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？

7、  辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利；碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决？

8、  与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？

9、  对公司的“潜”规则，不知该如何应对？

10、              对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重？
诸如以上的问题，都是每个行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身

职业素养，成了行政管理者亟待解决的问题。

 

    在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的；很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过三天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧；

→  明确各级行政管理人员的职业发展方向

→  学会编写自己的岗位说明

→  明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识，

→  学会奠定非领导的“领导“地位
→  运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 
→  有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率
→  规范文档管理为企业运营发挥重要作用
→  提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力
→  学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧

→  了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象

 

1、秘书/助理人员的自我角色定位

◇  初级秘书/助理：事务性文员

◇  中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理

◇  高级秘书/助理：独立管理＋事务处理

——视频：为什么不提拔我？

——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2、优秀秘书/助理人员的胜任素质

◇  如何提升秘书/助理人员的素质

◇  优秀秘书与一般秘书的差异

——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

 

   1、什么是职业生涯规划？

2、为何要进行个人职业生涯规划？

◇  分析自我，确立人生的方向

◇  准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

◇  看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力

——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3、职业生涯规划的简单步骤

◇  掌握SWOT分析工具进行自我分析

◇  运用“5W提问”法进行自我分析

→ What I am? 我是什么样的人？

→What I want? 我想要什么？

→What I can do? 我能做什么？

→What fit I most? 什么是最适合我？

→What I can choose？我能够选择什么？

——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”

 

 

    1、塑造良好的个人职场形象

        ◇  着装的TOP原则

        ◇  “拒绝”着装败笔——着装误区

        ◇  恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

          ——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

2、基本商务礼仪

        ◇  办公室礼仪

        ◇  接待礼仪

        ◇  电话礼仪与应对技巧

          ——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

 

       ◇  5S的概念

       ◇  推行5S的重要性

◇  如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

       ◇  长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

 

 

◇  时间管理的误区

       ◇  时间管理的原则

           √目标管理与80/20法则

           √缓急轻重的优先管理

           √个人时间与领导工作时间计划与安排

       ◇  时间管理小窍门

       ◇  办公室接待与电话处理

       ◇ 上级的时间管理与安排

       ◇  自我情绪控制与压力管理

◇ 上司出差日程管理与工作计划

——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。

每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，

但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

 

◇  成功组织会议的技巧

        ◇  组织阶段的工作：

——会前准备

——会中协助

——会后整理

       ◇  会议座次安排的学问

           ——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

        →  案例：如何应对会议中的“漏洞”？

 

    1、信息收集

       ◇  信息工作的六个基本要求和三个诀窍

◇  收集信息工作的三个诀窍

◇  信息的查实及传递

◇  信息的储存与保密

2、文档管理

◇  文档分类及储存的工作规范

◇  文档查阅及分装的工作规范

   ◇  文档销毁及保密的工作规范

——案例：李秘书的返工引起的深思

 

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

◇  通用公文：

→ 报告

                → 请示

                → 批复

                → 函

                → 决定

                → 公告

                → 通告

◇       事务公文：

→ 工作计划

                → 工作总结

                → 会议纪要

◇       礼仪文书： 

     → 请柬

                → 介绍信

→ 推荐信

——案例分享：请示/报告混为一体

撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

 

 

——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

1、成功沟通的秘诀

   ◇  学会聆听：不轻易打断对方的话

◇  怎样反问：了解对方的需求

◇  如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是

◇  表明立场：拒绝的艺术

◇  提出解决方案：提出2-3个解决方案

——案例：如果是你该怎么说？

为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2、有效沟通过程及环节

◇  信息发送、接收、反馈

◇  有效发送的技巧

 ——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

3、认识你的沟通对象

   ◇  与上级沟通的原则

◇  与各种性格的领导打交道技巧

◇  跨部门的沟通技巧

——游戏：究竟是谁的错？

 

二、行政管理人员办公室事务管理

◇  后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

◇  办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

◇  员工安全和保密工作

◇  公共关系管理

全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末

           ——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？

 

◇  事务工作有哪些

   ◇  学会列事务清单

◇  用项目计划管理工作

——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施

 

 

【讲师介绍】  敦平老师

 

8年专职教师、2年咨询顾问、10年企业行政秘书管理经验，历经多个行业。根据多年的授课经验，通过对企业行政及管理人员的不断培训、实践、思考，尤其是与学员的互动，在探索中不断完善和改进，逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式，使得有一定管理实践经验的学员产生豁然开朗、耳目一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松，实战性强。

敦平老师是一位深圳民企的优秀高层管理者，在企业受大环境影响，许多企业遇到危机，敦平老师临危授命企业高管，在企业资金短缺，市场份额减少的情况下，用切合企业实际的管理方式和科学的管理方法，帮助了多家民企度过难关，由于敦平老师有较强的企业操作实践能力和较好的理论功底，课程案例真实、鲜活且有实用性，更加贴近企业实际，赢得学员们的认可。

《企业行政管理系列课程》                  《职业化——成就事业秘书的金钥匙》

《人力资源管理实务系列课程…》              《商务公文协作》

《员工冲突管理与压力舒缓》                  《企业内训师培训及培训体系建立》

《九型人格与管理》                          《优秀员工心态与团队建设》

地产业：勤诚达国际控股集团（房地产）；深圳泰富华地产；长城物业；佛山万科物业；贵

阳家喻地产；广东大航地产；汕头宜华地产；成都乐安居地产、物业；福建云顶地产；重庆华都地产……

制造业：富士康集团（深圳、北京、天津）；联益达科技有限公司；方正微电子有限公司；

台资德爱电子；比克电池；深圳格瑞普电池；中诺电话；中宇元一数码科技有限公司……

其它：深圳公安系统；深圳燃气集团；深圳国通集团、南方电网、浙江移动通信；上海通用大兴汽车集团；广州汇丰鹏汽车4S店；中国企业大学（深圳市职业经理）；贵州家喻装饰、成都农业银行；深圳职业训练学院；广西北海旅游从业人员培训（酒店宾馆、旅行社）……